Bilag og bogføring: sådan undgår du at miste kvitteringer

Spørger man håndværkere, hvad der stjæler mest tid i det administrative arbejde, er svaret sjældent selve fakturaen - det er alt det, der skal ligge til grund for den. Og en overraskende stor del af det er noget så simpelt som: at kunne finde kvitteringen igen, når der skal bogføres.

Denne artikel er en generel introduktion, ikke regnskabsmæssig rådgivning. Tjek altid de konkrete krav med jeres revisor eller bogholder.

Hvad siger reglerne egentlig?

Efter bogføringsloven skal virksomheder opbevare regnskabsmateriale - herunder alle bilag, som kvitteringer og fakturaer - digitalt i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Har I stadig en papirkvittering fra et byggemarked, skal den derfor scannes og gemmes digitalt, ikke ligge og blegne i en skuffe.

Kravet om, at materialet skal opbevares "på betryggende vis", betyder i praksis, at I skal gøre, hvad der er rimeligt for at sikre, at det ikke går tabt, bliver ødelagt eller ændret undervejs - en smøreseddel i en varevogn holder sjældent til det.

Hvorfor sker det så tit, at en kvittering forsvinder?

Fordi den typisk opstår midt i en arbejdsdag, langt fra kontoret - en tur forbi byggemarkedet mellem to opgaver, betalt kontant eller på virksomhedens kort, kvitteringen stukket i lommen eller handskerummet. Først uger senere, når regnskabet skal gøres op, opdager man, at den er væk.

Den simple løsning: knyt bilaget til opgaven, med det samme

Den mest robuste vane er ikke en bedre mappe eller en ny kasse i bilen - det er at fotografere kvitteringen med det samme, mens den stadig er i hånden, og gemme den direkte på den opgave, den hører til. Så er den der, næste gang der skal bogføres, uanset hvad der siden er sket med den fysiske lap papir.

I AI Mester kan I vedhæfte en kvittering direkte til en materialelinje på en sag, med det samme I står med den - og et samlet overblik viser alle vedhæftede bilag på tværs af hele virksomheden, også fra sager, der for længst er afsluttet, så I kan finde dem igen ved bogføring uden at skulle åbne sag efter sag.