Privatlivspolitik

Mesterio ApS (under stiftelse)
CVR-nr.: [udfyldes ved stiftelse]
[Registreret adresse - udfyldes ved stiftelse]
E-mail: kontakt@mesterio.dk

er dataansvarlig for de personoplysninger, der er beskrevet i denne politik.

Denne politik gælder for:

• brugere, der opretter og bruger en konto i AI Mester på vegne af en håndværksvirksomhed;
• medarbejdere, der har deres eget login i AI Mester, for så vidt angår selve login-kontoen;
• besøgende på Mesterios hjemmeside og øvrige offentlige sider;
• personer, der henvender sig til os via kontakt@mesterio.dk, formularen "Book en gennemgang" på forsiden eller lignende kanaler.

Den gælder ikke for de oplysninger, en håndværksvirksomhed selv behandler via AI Mester om sine kunder og medarbejdere (fx henvendelser, sager, timer, fravær og kørsel) - se boksen ovenfor og databehandleraftalen.

Ved oprettelse og brug af en konto indsamler vi:

• navn, e-mailadresse og adgangskode (adgangskoden opbevares aldrig i klartekst, kun som et envejs-hash);
• virksomhedsoplysninger, I selv indtaster (firmanavn, adresse, telefon, åbningstider m.m.). Skriver I jeres firmanavn, søger vi i Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) hos Erhvervsstyrelsen og viser forslag (firmanavn, by, virksomhedsform og om firmaet er reklamebeskyttet). Vælger I et forslag eller skriver jeres CVR-nummer, henter vi firmanavn, adresse og virksomhedsform fra CVR via Datafordeleren, så I ikke skal skrive dem selv. Kun det, I skriver i feltet, sendes med søgningen, og søgningerne gemmes ikke. Forbindelsen til Erhvervsstyrelsen er krypteret (https). Oplysningerne gemmes kun, når I går videre, og kan altid rettes;
• oplysninger om medarbejdere, I selv registrerer, behandler vi som jeres databehandler (se databehandleraftalen). Vi nævner dem her, fordi medarbejdere ofte selv læser denne side:
  • hvad der registreres: navn, telefon, e-mail, rolle og adgang, arbejdstid og timer, lønform, kompetencer, fravær, kørsel (herunder hvem der kørte med på en tur), udlæg med kvittering og en medarbejders hjemadresse, hvis I eller medarbejderen selv skriver den ind. Hjemadressen bruges kun til kørselsregnskabet og til at beregne køretid og kilometer fra hjemmet. Skriver ejeren en medarbejders CPR-nummer ind, bruges det kun i kørselsregnskabet, fordi Skat kræver det på bilaget for skattefri kørselsgodtgørelse. Det gemmes krypteret, vises ikke igen i AI Mester og sendes aldrig til AI-tjenesterne; det slettes, når ejeren sletter det, eller når medarbejderens private oplysninger ryddes. Trykker en medarbejder selv "Brug min position" ved kørsel, bruges telefonens position i netop det øjeblik til at finde den nærmeste adresse. Positionen gemmes ikke, og der sker ingen sporing; kun den fundne adresse gemmes på turen. Starter eller slutter en tur hjemme eller et andet sted end hos kunden eller firmaet, kan den adresse kun ses af ejeren, af dem, ejeren har givet adgangen "Løn og personale", og af den, der kørte turen; andre ser kun "Hjemme" eller "Andet sted". Adresserne står i kørselsregnskabet. Selve feltet med hjemadressen ses kun af ejeren og medarbejderen selv. En medarbejder med login kan selv se sine registrerede timer, ture og fravær under "Mine timer". Får firmaet en kopi af grossisternes fakturaer, kan en faktura vise navnet på den medarbejder, der købte ind. Fakturaerne ses kun af ejeren og dem med "Kunder og økonomi", og AI Mester laver ingen opgørelse over, hvem der har købt hvad;
  • hvem i virksomheden der ser hvad: årsagen til et fravær (fx sygdom) og antallet af sygedage kan kun ses af ejeren, af dem, ejeren har givet adgangen "Løn og personale" (typisk den, der laver løn), og af den, fraværet gælder. Andre kolleger ser kun, at en kollega er fraværende, uden årsag, og kun fra i dag og frem. Alle kolleger kan se, hvem der har adgangen "Løn og personale" (fx ved fravær og ved kørsel, der venter på godkendelse), så de ved, hvem der kan se årsagen til et fravær. En note til et fravær kan kun ses af ejeren og den, fraværet gælder. Kolleger kan ikke se noten ved en kompetence eller kontoen på en forbundet kalender. Det kan ejeren og medarbejderen selv (under "Min adgang"). Selve kompetencerne kan også ses af dem med "Kunder og økonomi". Den mail, en medarbejder logger ind med (login-mailen), vises som login kun for ejeren og medarbejderen selv. Som udgangspunkt er det dog også medarbejderens mail i AI Mester, og den kan dem med "Kunder og økonomi" se. Alle kolleger kan se, hvornår en kollega er optaget i kalenderen. Dem med "Kunder og økonomi" ser også kunden og adressen på aftalerne. Har ejeren slået "Se holdets opgaver i dag" til, ser kolleger med "Egne opgaver" også kunden og adressen på kollegers aftaler i dag. Under "Min adgang" kan en medarbejder med login se udvalgte egne oplysninger (fx kompetencer med noter og kalenderforbindelse) og en oversigt over, hvem i firmaet der ser hvilke slags oplysninger om vedkommende, med navnene på de kolleger med login, der har "Løn og personale" eller "Kunder og økonomi". Hjemadressen kan medarbejderen selv rette dér; resten retter ejeren. Ejeren kan se samme side for en medarbejder ("Se det, som medarbejderen ser det"), men kan ikke rette noget dér. Dem med "Løn og personale" ser, retter og tilføjer alles timer og ture, godkender kørsel (aldrig deres egen), kan se og stoppe en kollegas glemte stempelur, fjerne en kollegas glemte tur, kvittere for afvigelser (i appen "Tjek dagen", aldrig i deres egne registreringer), godkende og afsende lønperioder og hente lønfilen, timesedlerne og kørselsregnskabet (som filer, der også kan indeholde adresser på ture, herunder en hjemadresse); de ser lønform, medarbejdernummer i lønsystemet, om en medarbejder er på løn i lønsystemet, afspadseringssaldo og registreringsnummer på egen bil, men aldrig timeløn, salgspris eller fraværsnoter. Andre kolleger ser ikke hinandens samlede timer, sygedage eller kørsel pr. person, men de kan se timer og ture på en sag, de har adgang til, og på en kollegas side dagens ture, og om kollegaen er stemplet ind. Retter en anden end medarbejderen selv en løntime eller en tur, gemmes det, hvem der senest rettede den og hvornår, og medarbejderen kan se det på registreringen; tilføjer en anden en løntime eller tur for medarbejderen, gemmes det også, hvem der gjorde det. Det gemmes også, hvem der senest gav eller fjernede adgangen "Løn og personale", og hvornår; det kan kun ejeren se. Har en medarbejder gemt sider med holdets oplysninger på sin telefon til brug uden net, slettes de, når brugeren logger ud, og næste gang appen åbnes med net, efter at adgangen er fjernet. Er login lukket, kan en gemt side dog stadig vises uden net, til den er en uge gammel;
  • adgangsloggen: når nogen ændrer en medarbejders adgang, gemmes det, hvem der gjorde det, og hvornår. Det gælder fx, når en medarbejder tilføjes eller slettes, når adgangstype eller status ændres, når "Løn og personale" gives eller fjernes, når et tilvalg for "Egne opgaver" slås til eller fra, når et login gives, en invitation sendes igen eller trækkes tilbage, og når et login lukkes eller kobles til eller fra en medarbejder. Loggen viser også, hvornår en medarbejder tog imod en invitation og loggede ind første gang, og hvornår nogen har hentet en fil med alt om en medarbejder, eller ejeren har ryddet en tidligere medarbejders private oplysninger (se nedenfor). Trækker vores support en invitation tilbage, sletter den eller lukker et login, står der "AI Mester-support". Loggen gemmer navne, aldrig login-mailen, og hver linje slettes efter 3 år. Kun ejeren kan se loggen; vil en medarbejder se eller have rettet den, skal medarbejderen spørge firmaet. Til en påmindelse til ejeren gemmes desuden, hvornår hvert login, undtagen ejerens eget, sidst blev brugt. Her gemmes kun det seneste tidspunkt, og det opdateres ved hvert login og ellers højst én gang i døgnet. Har en medarbejders login ikke været brugt i 3 måneder, ser ejeren en påmindelse om, siden hvilken måned det ikke er brugt. For et login, der fandtes, da funktionen kom, regnes tidspunktet fra den dag. Beholder ejeren login ved at trykke "Behold", står det i adgangsloggen;
  • ændringsloggen: når en anden end medarbejderen selv (for en tur: den, der kørte) tilføjer, retter, stopper eller sletter en løntime eller tur, eller flytter en løntime til en anden medarbejder, gemmes det oprindelige og det nye (fx dato, tidspunkt, minutter, kilometer, adresser, herunder en hjemadresse, når turen starter eller slutter hjemme, bil, nummerplade, medkørende, sag og note), hvem og hvornår og en eventuel begrundelse. Har medarbejderen ikke sit eget login, gælder det alle ændringer. Ligger dagen i en lønperiode, der har været sendt og stadig gemmes (se opbevaring nedenfor), gemmes alle rettelser sådan (tid, kilometer, adresser, sag, note m.m.), også medarbejderens egne. Gemmer man uden at ændre noget, eller ændres kun kostprisen på en løntime, gemmes det ikke. At en tur godkendes, eller godkendelsen fjernes, står kun i ændringsloggen på dage i en lønperiode, der har været sendt og stadig gemmes, og på de afregnede dage (se nedenfor), ikke når selve afsendelsen godkender turene; ellers gemmes kun på turen, hvem der senest godkendte den og hvornår, og det kan den, der kørte, og de medkørende se. Oprettes eller slettes et godkendt fravær, eller godkendes en anmodning om fravær, i en lønperiode, der har været sendt og stadig gemmes, gemmes som hovedregel fraværets datoer, varighed og årsag (ikke noten); i appen vises kun, at fraværet er ændret efter afsendelse. Sletter firmaet en sag, eller anonymiseres en kunde, fjernes noten fra timerne og turene på sagen eller kundens sager og kundens adresse fra turene, også i ændringsloggen, og en slettet sag står derefter kun som et sagsnummer. Begrundelser og noter, der er skrevet i lønnen (fx ved en oplåsning eller en kvittering), ryddes ikke. Medarbejderen kan se, hvem der har ændret de løntimer og ture, der står på vedkommende, hvornår, hvad der blev ændret, og med hvilken begrundelse. Flytter ejeren en løntime fra én medarbejder til en anden, kan den nye også se, hvad der stod på timen før, fx noten. En løntime eller tur, der er slettet, vises ikke for medarbejderen i appen; er sletningen gemt i ændringsloggen, står den dér. Resten af holdets ændringer ses kun af ejeren og dem med "Løn og personale";
  • løn: når ejeren eller en med "Løn og personale" godkender og afsender en lønperiode, låses den, og AI Mester laver lønfilen. Filen indeholder firmaets CVR-nummer og, pr. medarbejder, medarbejdernummer i lønsystemet, løntype og antal timer eller kilometer eller, for refusion af udlæg, det samlede beløb, men ingen navne. AI Mester sender ikke selv filen til lønsystemet; firmaet henter den og lægger den ind. Sammen med filen gemmes linjerne med medarbejdernes navne og et øjebliksbillede af aktive medarbejdere og tidligere medarbejdere med registreringer i perioden (navn, lønform, normtid, timer, kilometer, afspadsering, afspadseringssaldo og status, men ingen kronebeløb). Desuden gemmes, hvem der sendte perioden, og kvitteringer for afvigelser (hvem, hvornår og en eventuel note), rettelser til næste lønfil og udbetalinger af afspadsering. I databehandleraftalens punkt 6.4 kaldes alt dette, sammen med ændringsloggen, "lønoplysningerne". Lønoplysningerne ses kun af ejeren og dem med "Løn og personale"; en medarbejder ser, at en periode er sendt eller afregnet, men ikke hvem der sendte den, og ser ændringerne af sine egne timer og ture (se ovenfor). Afsendelsen godkender desuden de viste ture, og afsenderens navn gemmes på hver tur som den, der godkendte den; det kan den, der kørte, og de medkørende se;
  • rettelser efter afsendelse: når en lønperiode er sendt, kan timer og kørsel i den ikke tilføjes, rettes eller slettes, før ejeren låser perioden op med en begrundelse. Timer og kørsel kan heller ikke ændres på "de afregnede dage": dagene til og med den dato, der ved første afsendelse blev angivet som afregnet, og de dage, som den automatiske sletning (se opbevaring nedenfor) er nået til. De afregnede dage kan kun ejeren åbne for rettelser, også med en begrundelse. Begrundelsen for en oplåsning eller en åbning gemmes med navn og tidspunkt og kan ses af ejeren og dem med "Løn og personale". Mens de afregnede dage er åbne, kan kun ejeren tilføje, rette og slette timer og kørsel på dem, hver rettelse af tid og kørsel gemmes med det oprindelige og det nye, og intet af det kommer med i en lønfil. Noten og, på en løntime, sagen og (for ejeren) kostprisen kan dog også rettes i en sendt periode og på de afregnede dage, medmindre løntimen eller turen er faktureret; ejeren kan desuden udfylde en manglende kostpris ("Udfyld manglende timeløn") på alle løntimer, der ikke er faktureret, og det gemmes ikke i ændringsloggen. Sletter firmaet en sag, eller anonymiseres en kunde, fjernes noten og kundens adresse også her (se ovenfor). Fravær låses ikke, bortset fra afspadsering på dage, som den automatiske sletning er nået til. Er timer eller kørsel i en sendt periode eller på de afregnede dage forkerte, er det derfor ejeren, der skal låse perioden op eller åbne dagene;
  • udlæg: en medarbejder kan registrere et udlæg (fx parkering, bro, færge eller et indkøb) med art, beløb, dato, en eventuel note og et billede eller en PDF af kvitteringen. Ejeren og dem med "Løn og personale" godkender eller afviser det (de sidste aldrig deres eget); en afvisning har en begrundelse, som medarbejderen ser. Udlægget med medarbejderens navn og kvitteringen kan kun ses af medarbejderen selv, ejeren og dem med "Løn og personale". Dem med "Kunder og økonomi" kan dog se godkendte udlæg, som kunden skal betale, som linjer i forslaget til sagens faktura (uden medarbejderens navn), det samlede beløb for dem på sagen og godkendte udlæg i sagens dækningsbidrag og i Statistik, men ikke kvitteringen. Kvitteringen gemmes som en privat fil, vises aldrig for firmaets kunder og læses ikke af AI. Et godkendt udlæg, der skal refunderes, kommer med i lønfilen som et beløb. Skal kunden betale udlægget, kan der komme en linje på kundens faktura med art, note, dato og beløb, men ikke medarbejderens navn eller kvitteringen. Noten fjernes, hvis firmaet sletter sagen, eller kunden anonymiseres;
  • Skats 60-dages-regel: har en medarbejder kørt hjemmefra til en kundes adresse, tæller AI Mester, hvor mange dage de seneste 12 måneder adressen var medarbejderens første eller sidste arbejdssted på dagen, ud fra registrerede timer (med klokkeslæt, når de findes), ture og kalenderens aftaler. Kan rækkefølgen ikke ses, tæller dagen med. Tællingen starter forfra efter 60 arbejdsdage i træk, hvor adressen ikke var dagens første eller sidste arbejdssted. Til et forvarsel bruges også kalenderens aftaler dér de næste 60 dage. Tællingen gemmes ikke. Fra dag 50 ser ejeren og dem med "Løn og personale" (aldrig om sig selv) et varsel, og medarbejderen ser selv tallet på sine ture i egen bil hjemmefra. Ture i egen bil hjemmefra dertil efter dag 60 får ikke skattefri kørselsgodtgørelse i AI Mester; ejeren eller en med "Løn og personale" vælger, om kilometerne sendes som skattepligtige eller slet ikke, og valget gemmes på turen og i ændringsloggen. Tællingen bygger kun på registrerede timer, ture hjemmefra, kalenderens aftaler og sagens adresse, så den kan være både for lav og for høj;
  • medarbejderens rettigheder: ejeren kan hente én fil med alt, AI Mester har om en medarbejder ("Hent alt"), hvor kunder står som sagsnummer og kolleger som deres rolle; dem med "Løn og personale" kan hente en løn- og tidsudgave uden satser, noter og begrundelser for rettelser (begrundelsen for et afvist udlæg er med), hjemadressefeltet, login og adgangsloggen. Ejeren kan notere, hvornår en medarbejder bad om sine oplysninger, og bliver så mindet om svarfristen på en måned. Ligner en mail til firmaets indbakke-adresse en anmodning om indsigt eller sletning, markeres den og gemmes 60 dage i stedet for 30. Når en medarbejder er holdt op, og slutlønnen er sendt, kan ejeren bruge "Ryd private oplysninger": telefon, mail, adresse på medarbejderkortet, nummerplade, login, kalenderforbindelse, fravær, der ikke er godkendt, og noter ved fravær og kompetencer slettes. Navnet bliver til "Tidligere medarbejder #N", hvor det står som en kopi (timer, ture, udlæg, lønnen og loggene), men ikke på KS-skemaer og ikke i fri tekst som noter og beskeder; det rigtige navn, medarbejdernummer i lønsystemet og eventuelt hjemadressen gemmes adskilt i en nøgle, som kun ejeren kan se, mens KS-skemaerne fortsat viser navnet, og dem med "Løn og personale" fortsat ser medarbejdernummeret i lønsystemet. Timer, kørsel og godkendt fravær gemmes indtil videre, til kontoen slettes (se opbevaring nedenfor); løn og udlæg slettes efter fristen for lønoplysningerne. På ture i egen bil, der startede eller sluttede hjemme, bliver hjemadressen (bilag for kørselsgodtgørelsen); på andre ture står der "Hjemme". Rydningen kan ikke fortrydes. Ejeren bliver mindet om at rydde 4 uger efter "Ikke længere ansat", når slutlønnen er sendt. Under "Min adgang" står, at medarbejderen kan bede ejeren om en kopi. Se databehandleraftalens punkt 6.10-6.12;
  • opbevaring: lønoplysningerne slettes automatisk tidligst 5 år efter udgangen af året efter det år, lønperioden vedrører; lønoplysninger fra 2026 slettes altså tidligst 1. januar 2033. Noget gemmes længere, fx så længe en lønperiode er låst op og ikke sendt igen. Rettelser til næste lønfil og udbetalinger af afspadsering, der aldrig er kommet med i en lønfil, slettes efter samme frist, regnet fra det år, de blev registreret, men aldrig, så længe den lønperiode, de stammer fra, stadig gemmes; afspadseringssaldoen ændrer sig ikke derved. Står en sletning eller rettelse i ændringsloggen, bliver det oprindelige stående dér indtil den automatiske sletning, også hvis medarbejderen er slettet; noten og kundens adresse fjernes dog, hvis firmaet sletter sagen, eller kunden anonymiseres. Udlæg slettes med kvitteringen efter samme frist, regnet fra udlæggets dato; et udlæg, der er kommet med i en lønfil, dog først sammen med lønfilen. Afspadsering fra de slettede lønperioder samles i en åbningssaldo pr. medarbejder, som kun ejeren, dem med "Løn og personale" og medarbejderen selv kan se. Sider med lønoplysningerne (fx en medarbejders egne timer med ændringer eller, for ejeren og dem med "Løn og personale", hele holdets) kan ligge gemt på telefonen til brug uden net, som de stod dengang; de vises højst, til de er en uge gamle. Det, der slettes i AI Mester, kan derfor stadig ses dér, til siden åbnes igen med net, brugeren logger ud, eller siden er en uge gammel. Timer, kørsel og fravær er ikke en del af lønoplysningerne og gemmes, til firmaet sletter dem, eller kontoen slettes; fravær slettes også, når medarbejderen slettes, og timer, kørsel og udlæg bevares, når firmaet sletter en sag (uden kundens navn, adresse og noter). Kører et stempelur på en sag, når sagen slettes, slettes uret dog uden at blive til timer, og det gemmes ikke; tiden skal da registreres igen. Et login kan ikke lukkes, og en medarbejder kan ikke slettes, mens personen har et stempelur eller en tur i gang. En medarbejder, der har timer, kørsel (også som medkørende) eller fravær i en lønperiode, der har været sendt og stadig gemmes, eller på de afregnede dage, kan først slettes, når den automatiske sletning er nået forbi de dage. Det samme gælder et udlæg, der er kommet med i en lønfil, og en medarbejder kan ikke slettes, mens et udlæg til refusion venter. Indtil da kan medarbejderen sættes til "Ikke længere ansat", dog ikke mens personen har et stempelur eller en tur i gang. Så lukkes login, "Løn og personale" fjernes, åbne invitationer trækkes tilbage, og det står i adgangsloggen, men de øvrige oplysninger om personen (fx kontaktoplysninger og hjemadresse) gemmes, til firmaet selv fjerner dem, rydder dem (se ovenfor) eller sletter medarbejderen. For en ryddet medarbejder slettes timer, kørsel, fravær, nøglen med det rigtige navn og selve medarbejderen automatisk samme nat som personens sidste lønoplysninger (databehandleraftalens punkt 6.12). Slettes en medarbejder, bliver navnet stående på vedkommendes timer, ture og udlæg, uden tidsbegrænsning, til firmaet sletter dem, eller kontoen slettes. Navnet bliver også stående på ture, vedkommende har godkendt, og i de lønoplysninger, der endnu ikke er slettet (også hvor vedkommende har sendt en lønperiode eller rettet noget), mens fravær og medkørsler slettes. I adgangsloggen bliver navnet stående, til linjen slettes efter 3 år;
  • "Spørg AI Mester": stiller en bruger et spørgsmål, kan AI'en få medarbejdernes navne, kommende aftaler og firmaets samlede kørsel. Timer, antal fraværsdage og kørsel pr. medarbejder får AI'en kun for den, der spørger, medmindre det er ejeren eller en medarbejder med adgangen "Løn og personale". AI'en får aldrig årsagen til et fravær (fx sygdom) eller den enkeltes timeløn; ejeren kan dog få de samlede lønomkostninger for måneden. AI'en får heller ikke lønoplysningerne (fx lønfiler, kvitteringer for afvigelser og ændringsloggen), udlæg og billeder af kvitteringer for udlæg, tællingen efter 60-dages-reglen, adgangsloggen, filerne fra "Hent alt" eller tidspunktet for, hvornår et login sidst blev brugt.
• skrivestil, kun hvis firmaet selv slår den til (som standard slået fra): når en besked sendes eller markeres som sendt, gemmer vi AI'ens udkast sammen med den rettede tekst og de beskeder, firmaet selv skriver til kunden. Et udkast, der sendes uden rettelser, gemmes ikke. Teksterne kan indeholde kundens navn og andre oplysninger fra sagen. Vi gemmer højst de 30 nyeste i højst 12 måneder, sletter teksten igen, hvis en markering som sendt fortrydes, og bruger dem kun til at foreslå firmaet en skrivestil: korte regler som "skriv kort", uden navne, adresser eller beløb, som firmaet ser og godkender, før de bruges. Forslaget laves af AI (se punkt 6). Vi læser aldrig jeres mailkonti. Slår firmaet skrivestilen fra, slettes teksterne med det samme (databehandleraftalens punkt 6.14);
• tekniske logdata (fx IP-adresse) i forbindelse med sikkerhed og fejlretning, herunder rate-begrænsning mod misbrug og en sikkerhedslog over login-forsøg, også vellykkede, og ramte rate-begrænsninger (IP-adresse, tidspunkt, browsertype og den e-mail, der blev brugt), samt alarmer, når et mønster ligner et angreb (fx IP-adressen eller e-mailen, og hvornår alarmen startede og sluttede);
• tidspunktet for hver brugers seneste login og for jeres firmas seneste brug af appen (kun det seneste tidspunkt), så vi kan drive Tjenesten og hjælpe jer, fx hvis noget ikke virker, og til samlet statistik over, hvor mange firmaer der har brugt Tjenesten den seneste uge og måned. Det sker på vores server ud fra jeres login, uden analysecookies. Den enkelte brugers login-tidspunkt vises ikke for jeres firma. Ejerens påmindelse om en medarbejders ubrugte login bygger på et andet tidspunkt, som vi gemmer som jeres databehandler, og i adgangsloggen kan ejeren se, hvornår en medarbejder første gang loggede ind (se oplysningerne om medarbejdere ovenfor);
• hvis I slår totrinsbekræftelse til: den hemmelige nøgle til jeres authenticator-app (krypteret) og reservekoder (kun som envejs-hash);
• hvis I slår push-beskeder til: en teknisk adresse til telefonen eller browseren, hvilke beskeder, I vil have, og en log over de beskeder, vi sender, herunder om de blev vist og trykket på (til fejlfinding; det kommer ikke med i jeres dataudtræk);
• de mails, vi sender til jer (fx påmindelser, kvitteringer og beskeder om jeres konto), med modtager, emne og tekst i en log; sikkerhedslinks gemmes aldrig;
• når I starter et abonnement: navn, faktureringsadresse, e-mail og eventuelt CVR- eller momsnummer. Selve kortoplysningerne indtastes hos vores betalingsudbyder Stripe og kommer aldrig til os; vi ser kun kortets type, de sidste fire cifre og udløbsdatoen;
• om I har sagt ja til nyheder fra AI Mester, med tidspunkt og den tekst, I sagde ja til, og hvornår I eventuelt har afmeldt;
• hvor I fandt os, hvis I kom via et af vores kampagnelinks eller fra en anden hjemmeside: kilde, medie og kampagne fra linket (fx "facebook" og kampagnens navn), navnet på den hjemmeside, der linkede til os (kun domænet, fx google.com), og den side, I først landede på hos os (kun stien, fx /blog/tilbud). Oplysningerne følger med i adressen på siden, ikke i en cookie, og gemmes først, når I sender en demo-henvendelse eller opretter en konto. Har tilmeldingen ingen kilde, men sendte I inden for det seneste år en demo-henvendelse fra samme e-mailadresse, bruger vi kilden fra den. Svarer I på det frivillige spørgsmål "Hvor hørte du om AI Mester?" ved tilmeldingen, gemmer vi også svaret (et valg på en liste og eventuelt en kort tekst). Vi gemmer ikke jeres IP-adresse til dette;
• når I accepterer vilkårene og databehandleraftalen (ved tilmelding, på betalingssiden eller i appen, når vi har ændret dem): hvem der accepterede (navn eller e-mail), hvornår, hvilken udgave af teksten og hvordan, og at privatlivspolitikken blev vist. Når en ændring er trådt i kraft, beder vi ejeren om at acceptere den i appen og gemmer svaret. Har I gjort indsigelse mod en ændring, spørger vi ikke om den i appen. Ingen IP-adresse. Gør I indsigelse mod en ændring af databehandleraftalen via linket i varslet, gemmer vi tidspunktet;
• hvis abonnementet opsiges eller ophører (fx efter en fejlet betaling): hvornår, den grund, I eventuelt vælger på Stripes opsigelsesside, en eventuel kommentar og hvornår I eventuelt genoptager abonnementet. Både grund og kommentar er frivillige, og de ligger også hos Stripe på abonnementet;
• hvis en mail fra os til jer ikke kan leveres, I markerer den som spam, eller I beder os om ikke at få mails: en envejs-hash af adressen (ikke selve adressen), hvilken slags mail det var, hvilket firma den hørte til, grunden og hvornår, på en spærreliste. Vi kan ikke se adressen ud fra hashen, men vi kan genkende adressen, hvis den bruges igen, så hashen er stadig en personoplysning. Selve adressen står kun i loggen over de mails, vi sender. Listen gælder kun vores mails til jer, ikke de beskeder, Tjenesten sender til jeres kunder;
• hvis du svarer på det frivillige spørgsmål "Hvordan ville du have det, hvis du ikke længere kunne bruge AI Mester?" i appen: dit svar, din eventuelle korte begrundelse, hvornår du svarede, og om du har valgt "Ikke nu". Spørgsmålet stilles kun til ejeren og medarbejdere med adgang til kunder og økonomi, højst hver 60. dag;
• hvis I er kommet til os via en anden kundes anbefalingslink, eller I selv har anbefalet os: hvem der anbefalede hvem og hvornår. For at genkende en konto, der er slettet og oprettet igen, gemmer vi en envejs-hash af den nye virksomheds CVR-nummer og ejerens e-mail (ikke selve oplysningerne; hashen er stadig en personoplysning). Den, der åbner jeres link, kan se jeres firmanavn. Vi sender aldrig mails til nogen, linket deles med;
• hvis I aktivt forbinder en Google- eller Microsoft-konto, en kalender (herunder en medarbejders private kalender, se punkt 5), en mailserver (SMTP) eller Billy eller e-conomic: de adgangstokens/-nøgler, der er nødvendige for forbindelsen (krypteret, se punkt 10).

Ud over opslaget i CVR ovenfor (offentlige oplysninger om jeres egen virksomhed, på jeres eget initiativ) indsamler vi ikke oplysninger om jer fra andre kilder end det, I selv indtaster, eller det der følger direkte af jeres brug af Tjenesten. Skriver I et CVR-nummer på en af jeres kunder, slås det op i CVR på samme måde; det sker som jeres databehandler, se databehandleraftalen punkt 4.4.

Vi behandler oplysningerne til følgende formål:

• at oprette og administrere jeres konto og levere Tjenesten (retsgrundlag: opfyldelse af aftale, databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b);
• at sikre Tjenesten mod misbrug, fejl og sikkerhedshændelser (retsgrundlag: legitim interesse, artikel 6, stk. 1, litra f);
• at besvare henvendelser I sender til os (retsgrundlag: legitim interesse eller aftaleopfyldelse, afhængig af henvendelsens karakter);
• at lave samlet statistik over, hvor mange firmaer der bruger Tjenesten, ud fra tidspunktet for seneste login og brug (retsgrundlag: legitim interesse, artikel 6, stk. 1, litra f);
• at sende beskeder om jeres konto og om Tjenesten, fx påmindelser om en prøve- eller pilotperiodes udløb, fejlede betalinger, pause og sletning, varsler om ændrede vilkår eller priser og beskeder om nedbrud og planlagt vedligehold (retsgrundlag: opfyldelse af aftale, artikel 6, stk. 1, litra b). Vi gemmer en log over, hvem der fik hvilket varsel, og om det blev leveret;
• at opkræve betaling for abonnementet og udstede fakturaer (retsgrundlag: opfyldelse af aftale, artikel 6, stk. 1, litra b);
• at opbevare fakturaer og betalingsoplysninger, som bogføringsloven kræver (retsgrundlag: retlig forpligtelse, artikel 6, stk. 1, litra c);
• at sende nyheder fra AI Mester og se, om de bliver åbnet, kun hvis I har sagt ja (retsgrundlag: samtykke, artikel 6, stk. 1, litra a). Nyhederne sendes fra nyheder.mesterio.dk. Med samme ja kan vi også sende ejeren et tip om en del af AI Mester, I ikke bruger endnu, højst hver 14. dag og kun én gang pr. del. Til tippet bruger vi kun, om I har brugt hver del de sidste 30 dage (ja eller nej), aldrig indholdet af jeres sager. Om en mail bliver åbnet, registreres af vores mailudbyder med et lille usynligt billede; vi ser kun de samlede tal for hver udsendelse (hvor mange den blev leveret til, åbnet af og afmeldt af), aldrig hvem der åbnede, og vi måler ikke, hvem der klikker. Samtykket kan trækkes tilbage når som helst under Indstillinger eller med linket i hver mail. Andre mails fra os, fx kvitteringer og påmindelser, måler vi aldrig åbninger på;
• at sende en velkomst, når kontoen er oprettet, og i prøveperioden højst ét tip pr. fjerde dag om det næste skridt, hvis I er gået i stå (fx hvis jeres mail ikke er forbundet endnu). Til tipene bruger vi kun, om og hvornår et trin er nået (fx den første henvendelse), aldrig indholdet af jeres sager. Det er servicemails om den tjeneste, I bruger, uden reklame; skriv til kontakt@mesterio.dk, hvis I ikke vil have dem (retsgrundlag: legitim interesse, artikel 6, stk. 1, litra f);
• at kunne vise, hvilken udgave af vilkårene og databehandleraftalen I har accepteret og hvornår, og at vi har varslet ændringer (retsgrundlag: legitim interesse i at kunne dokumentere aftalen og fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, artikel 6, stk. 1, litra f);
• at se, hvilke kanaler der giver os kunder, og hvorfor kunder opsiger, så vi kan forbedre vores markedsføring og produkt, og at forstå jeres kunderelation til os (retsgrundlag: legitim interesse, artikel 6, stk. 1, litra f). Vi sælger eller deler det ikke med andre, og vi bruger det ikke til automatiske afgørelser om jer;
• at forstå, hvor uundværlig AI Mester er for vores kunder, og hvad de bruger den mest til, så vi kan forbedre produktet (svarene på det frivillige spørgsmål i appen; retsgrundlag: legitim interesse, artikel 6, stk. 1, litra f). Kun Mesterio ser svarene;
• at holde op med at sende mails til adresser, der ikke virker, eller hvis ejer ikke vil have dem, så modtagerne ikke får mails, de ikke vil have, og så vores mails fortsat bliver leveret til alle andre (retsgrundlag: legitim interesse, artikel 6, stk. 1, litra f). En adresse, der ikke virker, får stadig de mails, der ikke kan undværes, fx glemt adgangskode, varsler om ændrede vilkår eller priser og kvitteringer. En klage over spam eller en besked om ikke at få mails stopper mails om at komme i gang og nyheder og afmelder jer nyhederne; beskeder om jeres konto og betaling sendes stadig.
• at overholde eventuelle retlige forpligtelser, vi måtte være underlagt (retsgrundlag: artikel 6, stk. 1, litra c).

Vælger en bruger at forbinde sin egen Google- eller Microsoft-konto (til kalendersynkronisering eller udgående e-mail via Gmail/ Outlook), henter og bruger Tjenesten udelukkende de data, der er nødvendige for den funktion, brugeren selv har aktiveret:

• Kalender: oprettelse/opdatering af kalenderbegivenheder svarende til de aftaler, der oprettes i Tjenesten. Til en arbejdskonto (Google Workspace eller Microsoft 365) sendes aftalens oplysninger, herunder tidspunkt, titel og adresse.
• Import fra kalenderen, kun hvis brugeren selv beder om det: de kommende 90 dages aftaler i brugerens egen arbejdskalender (tidspunkt, titel, sted og noter) hentes én gang og gemmes som aftaler i Tjenesten, så de kan ses og planlægges ud fra. Tjenesten læser ikke kalenderen løbende. De importerede aftaler kan indgå, når en bruger beder om et svarudkast eller stiller et spørgsmål i "Spørg AI Mester" (se punkt 6).
• Gmail/Outlook: afsendelse af den konkrete besked, brugeren selv har godkendt, på brugerens vegne. Tjenesten kan ikke læse indbakken.

Disse data bruges udelukkende til at levere den pågældende funktion til brugeren selv - de sælges aldrig, bruges aldrig til reklame, og deles aldrig med tredjepart ud over de underdatabehandlere, der er nødvendige for at drive Tjenesten (se punkt 6). Brugen af Google-data overholder Googles API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug ("Limited Use"). Adgangen kan til enhver tid tilbagekaldes af brugeren, både i Tjenesten og direkte via brugerens egen Google- eller Microsoft-kontoindstillinger.

Private kalendere. En medarbejder kan i stedet vælge at forbinde sin egen private kalender (fx en privat Gmail-, Outlook.com-/Hotmail- eller iCloud-konto). Til en privat kalender sender Tjenesten udelukkende aftalens start- og sluttidspunkt og en fast, generisk titel ("AI Mester: aftale"). Kundens navn, adresse, kontaktoplysninger, noter og øvrige sagsoplysninger sendes aldrig til en privat kalender. Tjenesten læser ikke indholdet af en privat kalender. Den private kalender er valgt af medarbejderen selv, og udbyderen behandler oplysningerne som selvstændig dataansvarlig efter sine egne vilkår over for medarbejderen. Udbyderen er derfor ikke en af Mesterios underleverandører.

Private mailkonti og egen mailserver. Forbinder I en privat mailkonto (fx en privat Gmail- eller Outlook.com-konto) eller jeres egen mailserver (SMTP) til udgående e-mail, sendes de beskeder, I selv har godkendt, fra den postkasse. Udbyderen af en privat mailkonto behandler beskederne som selvstændig dataansvarlig efter sine egne vilkår over for jer, og en egen mailserver er et forhold, I selv har med jeres udbyder. Ingen af dem er Mesterios underleverandører.

Vi videregiver ikke jeres oplysninger til tredjepart, bortset fra de underleverandører (databehandlere), der er nødvendige for at drive Tjenesten:

• Neon, Inc. - database-hosting (EU, Frankfurt)
• Vercel Inc. - applikations-hosting (EU, Frankfurt) og lagring af filer og billeder
• Anthropic PBC - AI-funktionerne, fx analyse af henvendelser, udkast til svar og tilbud, diktat og "Spørg AI Mester" (USA). Anthropic må ikke bruge oplysningerne til at træne AI-modeller
• Resend, Inc. - modtagelse af indkommende e-mail og afsendelse af e-mail fra Tjenesten, herunder nyheder og de andre mails fra nyheder.mesterio.dk, hvis I har sagt ja, og de samlede tal for, hvor mange der åbnede dem (EU, Irland)
• Stripe Payments Europe, Limited (Irland) - betaling og fakturering af abonnementet, når I starter et. Stripe er vores databehandler for betalingen og er desuden selvstændig dataansvarlig for sine egne formål, herunder forebyggelse af svindel, sikkerhed og overholdelse af lovkrav, se Stripes privatlivspolitik på stripe.com/privacy
• Google Ireland Limited / Google LLC - kun hvis I selv forbinder en Google Workspace-arbejdskonto (kalender eller udgående e-mail)
• Microsoft Ireland Operations Limited / Microsoft Corporation - kun hvis I selv forbinder en Microsoft 365-arbejdskonto (kalender eller udgående e-mail)
• Functional Software, Inc. d/b/a Sentry - fejlovervågning af Tjenestens drift (EU-datalagring, Tyskland)
• PostHog Inc. - produktanalyse med et tilfældigt id pr. besøgende (EU, Frankfurt), kun hvis du har accepteret analysecookies, se punkt 11
• Cloudflare, Inc. - bot- og spam-beskyttelse (CAPTCHA) på login, oprettelse, glemt adgangskode og håndværkernes kontakt- og bookingformularer, behandler besøgendes IP-adresse (globalt netværk, typisk nærmeste knude)

Private kalendere og private mailkonti eller egne mailservere, I selv vælger at forbinde, er ikke underleverandører, se punkt 5.

Kort, adresser og vejr i kalenderen. For at vise dagens besøg på et kort og beregne køretid slår vi besøgets adresse op i Danmarks Adresseregister (DAR) via Datafordeleren, som drives af en dansk myndighed. Der sendes kun selve adressen, aldrig kundens navn eller andre oplysninger. Ved "Brug min position" sendes i stedet telefonens position (uden navn) til samme register for at finde den nærmeste adresse. Kortbillederne hentes af jeres browser direkte fra OpenFreeMap (kortdata fra OpenStreetMap), men kun når I selv åbner kortet. OpenFreeMap modtager derfor jeres IP-adresse og det område, kortet viser, men ingen adresser eller navne, og sætter ingen cookies. Vejrudsigten henter vi fra det norske meteorologiske institut (MET Norway) ud fra postnummerets midtpunkt; der sendes ingen personoplysninger.

Se Bilag 3 til databehandleraftalen for en fuld oversigt, inkl. overførselsgrundlag.

Størstedelen af jeres data opbevares inden for EU/EØS. I det omfang en underleverandør er etableret uden for EU/EØS, sker overførslen alene på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) og/eller leverandørens certificering under EU-U.S. Data Privacy Framework, hvor relevant. Stripe kan overføre oplysninger til Stripe, LLC i USA på grundlag af EU-U.S. Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelserne.

Vi opbevarer jeres oplysninger, så længe I har en konto. Udløber jeres prøve-, pilot- eller abonnementsperiode, sættes kontoen på pause: oplysningerne gemmes i 6 måneder, så I kan se og hente dem og genåbne kontoen. Derefter slettes de. Vi sender varsel mindst 30 dage før sletningen og en kvittering bagefter.

Beder I om at få kontoen lukket, sletter vi oplysningerne senest 90 dage efter.

Enkelte oplysninger har deres egen frist:

• tekster gemt til skrivestilen: højst de 30 nyeste og højst 12 måneder; alle slettes med det samme, når skrivestilen slås fra, og en sags eller kundes tekster, når sagen eller kunden slettes eller anonymiseres;
• sikkerhedsloggen over login-forsøg og afsluttede alarmer: 30 dage;
• tællere til rate-begrænsning af login og lignende (gemt som en krypteret kode afledt af IP-adressen eller e-mailen, ikke selve adressen): højst 2 døgn;
• udløbne login-sessioner (tidspunkt og IP-adresse): 30 dage efter, at de er udløbet;
• loggen over de mails og push-beskeder, vi sender: 12 måneder;
• fakturaer og betalingsoplysninger for jeres abonnement: 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører, som bogføringsloven kræver;
• henvendelser til os, fx en anmodning om en gennemgang: så længe det er nødvendigt for at besvare og følge op på henvendelsen;
• lønoplysningerne om jeres medarbejdere (fx sendte lønperioder, lønfiler og ændringsloggen, se databehandleraftalens punkt 6.4): tidligst 5 år efter udgangen af året efter det år, lønperioden vedrører; noget kan blive gemt længere, se databehandleraftalens punkt 14.3. Udlæg med kvitteringer slettes efter samme frist;
• adgangsloggen over ændringer af jeres medarbejderes adgang og login: 3 år efter hver ændring, også hvis medarbejderen er slettet, se databehandleraftalens punkt 6.8;
• hvornår et login sidst blev brugt (til påmindelsen om et ubrugt login): til login lukkes, eller kontoen slettes;
• hvilke velkomst-, tip- og betalingsmails og tip om næste del vi har sendt (så ingen sendes to gange): så længe I har en konto;
• loggen over jeres accepter af vilkårene og databehandleraftalen og over varsler og indsigelser: så længe I har en konto og 5 år efter, at kontoen er slettet, så aftalen kan dokumenteres, hvis der opstår en tvist. Derefter fjernes navn og e-mail, og kun anonyme tal bliver;
• svar på spørgsmålet om AI Mester: 24 måneder efter svaret;
• hvor I fandt os og jeres opsigelser: så længe I har en konto. Kilden på en demo-henvendelse gemmes, så længe henvendelsen gemmes (se punktet om henvendelser til os ovenfor);
• spærrelisten: en adresse, der ikke kunne modtage mails, i 6 måneder efter seneste afvisning (så prøver vi igen); en klage eller en besked om ikke at få mails i 2 år efter den seneste. Derefter slettes rækken automatisk. En spærring, vi ophæver, gemmes 30 dage som dokumentation og slettes så. Slettes jeres konto, bliver hashen stående til fristen, men uden forbindelse til jeres firma, så en adresse, der har klaget, ikke får mails fra os igen.
• anbefalinger: hvem der anbefalede hvem, og hashen af CVR og ejerens e-mail, i højst 3 år efter, at anbefalingen blev oprettet. Derefter slettes de automatisk;

Sletningen af kontoen omfatter også det, I har registreret om jeres medarbejdere, herunder arbejdstiden, lønoplysningerne og udlæg med kvitteringer. I skal selv gemme registreringen af medarbejdernes arbejdstid (arbejdstidsloven) og jeres regnskab og bilag (bogføringsloven) i 5 år. Ligger noget af det kun i AI Mester, skal I derfor hente en kopi med "Hent alle data" under Abonnement, før kontoen slettes.

Efter databeskyttelsesforordningen har du ret til at:

• få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig;
• få urigtige oplysninger berigtiget;
• få oplysninger slettet, i det omfang de ikke længere er nødvendige, eller anden lovgivning ikke kræver opbevaring;
• gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse;
• modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt format (dataportabilitet). Virksomhedens ejer kan selv hente alle data som én fil under Abonnement ("Hent alle data");
• trække et samtykke tilbage, fx til nyheder, når som helst.

Ret til indsigelse. Du kan altid gøre indsigelse mod, at vi behandler dine oplysninger på grundlag af vores legitime interesse (fx hvor du fandt os, grunden til en opsigelse, dine svar på spørgsmålet om AI Mester og spærrelisten). Så stopper vi, medmindre vi har vægtige legitime grunde, der går forud for dine interesser. Mod brug til direkte markedsføring kan du altid gøre indsigelse, og så stopper vi. Skriv til kontakt@mesterio.dk.

Kontakt os på kontakt@mesterio.dk for at gøre brug af dine rettigheder. Du kan også klage til Datatilsynet, se punkt 13. Oplysningerne om, hvor I fandt os, jeres opsigelser, svarene på spørgsmålet om AI Mester og spærrelisten kan kun Mesterios administratorer se; de er ikke med i "Hent alle data", men I får dem ved en anmodning om indsigt.

Er du medarbejder, og gælder det de oplysninger, din arbejdsgiver har om dig i AI Mester (fx timer, kørsel, udlæg og løn), er det din arbejdsgiver, der er dataansvarlig. Spørg derfor din arbejdsgiver, som selv kan hente dem og, når du er holdt op, rydde de private oplysninger. Sender du anmodningen til os, sender vi den videre til din arbejdsgiver, når vi kan se, hvilken arbejdsgiver det er.

Vi anvender bl.a. databaseniveau-isolation mellem virksomheder (Row Level Security), kryptering af følsomme nøgler og tokens (AES-256-GCM), envejs-hashing af adgangskoder (bcrypt), krypteret trafik (HTTPS/TLS) og rate-begrænsning mod misbrug. Se Bilag 2 til databehandleraftalen for en fuld beskrivelse.

Vi bruger to slags cookies:

• Strengt nødvendige cookies (fx login-cookien, der holder dig logget ind, og valg af tema/layout/accentfarve). Disse kræver ikke samtykke - de er nødvendige for, at Tjenesten overhovedet kan fungere, eller afspejler udelukkende et valg, du selv aktivt har foretaget.
• Analysecookies (via PostHog, EU-hostet), der hjælper os med at forstå, hvordan Tjenesten bruges - fx hvor i oprettelsesprocessen besøgende falder fra - så vi kan forbedre produktet. PostHog giver hver besøgende et tilfældigt id, som ikke er knyttet til navn eller e-mail, og måler også brugen inde i appen, men uden tekst fra skærmen og uden skærmoptagelse. Disse er altid slået fra som udgangspunkt og aktiveres kun, hvis du aktivt klikker "Accepter" i cookie-banneret. Siger du nej tak, sendes intet, og vi husker kun selve dit "nej tak", ikke andet.

Du kan til enhver tid ombestemme dig: Skift dit cookie-valg.

Uden for cookies tæller vi, hvor mange gange hvert blogindlæg bliver vist, og hvor mange gange hvert af vores kampagnelinks bliver brugt, pr. dag. Det sker i vores egen serverkode (hos vores hostingudbyder), uden cookies. Til tællingen gemmer vi ikke IP-adresse eller andet om den besøgende; kun antallet, og kendte søgemaskiner og robotter tælles ikke med. Vores almindelige tekniske logge (se punkt 3) gælder stadig. Et kampagnelink sender videre med kampagnens navn i adressen, se punkt 3 om, hvor I fandt os.

Vi kan opdatere denne politik, fx hvis Tjenesten ændrer sig, eller vi tager nye underleverandører i brug. Væsentlige ændringer vil blive meddelt aktive kontohavere. Datoen øverst på siden viser, hvornår politikken senest blev opdateret.

Har du spørgsmål til denne politik, eller ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på kontakt@mesterio.dk.

Du kan også klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.